Zapytanie ofertowe Platforma Zakupowa Logintrade nr: Z24/281634

1 INFORMACJE OGÓLNE

1.1 Informacje o Spółce jako Zamawiającym

WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. z siedzibą w Brzeszczach,ul. A. Mickiewicza 2, 32-620 Brzeszcze, KRS 0000054901, NIP 6461347265, REGON 273106474

1.2 Podstawy formalnoprawne przeprowadzenia postępowania

WĘGLOKOKS ENERGIA sp. z o.o. jest podmiotem upoważnionym do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania Zakupowego (Organizator Postępowania) w imieniu i na rzecz Spółki wskazanej powyżej na mocy Porozumienia Spółek Grupy WE („GK WE”) z dnia 1 lipca 2015r. oraz zawartych w jego wykonaniu umów SLA w obszarze zakupów.

Do udzielenia zamówienia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579), na podstawie art. 132 ust 1 pkt 3 i art.133 ust.1 cyt. ustawy, nie stosuje się.

Przeprowadzenie postępowania i jego rozstrzygnięcie nastąpi na podstawie Zapytania ofertowego oraz Aukcji elektronicznej.

1.3 Oferty częściowe i wariantowe

Oferty częściowe: Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Oferty wariantowe: Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

2.1 Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług transportu węgla samochodami samowyładowczymi z kopalni tj. Zakładu Górniczego Brzeszcze - Tauron Wydobycie S.A. ul. Kościuszki 1, 32-620 Brzeszcze (Plac składowy - zwały węgla ZG Brzeszcze. ul. Kościuszki 1, 32-620 Brzeszcze) do Ciepłowni Zamawiającego tj. Zakładu Ciepłowniczego "Brzeszcze" w Brzeszczach ul. Kościuszki 1 - elewator w okresie 01.02.2019r. do 31.05.2019r. -szczegółowo opisane w załączniku nr 1 do Zapytania, oraz w projekcie umowy, który stanowi załącznik nr 2 do Zapytania.

Przewidywana ilość węgla do przewiezienia wynosi:od 0 [t] do 2 000 [t].

2.2 Zakres rzeczowy

Opis przedmiotu zamówienia, oraz zakres usług, do wykonania których zobowiązany jest Wykonawca określają następujące dokumenty:

Załącznik nr 1 do Zapytania – Opis przedmiotu zamówienia,

Załącznik nr 2 do Zapytania – Projekt umowy.

2.3 Zasady współpracy i obowiązki stron

Prawa i obowiązki stron określa projekt umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

Dodatkowo Wykonawca będzie zobowiązany do:

Zapoznania się z obowiązującymi w WĘGLOKOKS ENREGIA NSE sp. z o.o. Zasadami dla Wykonawców wykonujących prace/usługi na terenie WĘGLOKOKS ENERGIA NSE sp. z o.o. Wykonawca zobowiązany będzie do ich przestrzegania i stosowania w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.

3 TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Zamawiający wymaga, aby realizacja zamówienia nastąpiła w okresie od dnia 01.02.2019r. do dnia 31.05.2019r.

4 WARUNKI UDZIAŁU OFERENTA W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM

4.1 Warunki ogólne

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

b) Posiadania wiedzy i doświadczenia. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (zakończył) jako Wykonawca lub Podwykonawca, co najmniej 2 podobne usługi do opisanej w Zapytaniu, polegające na transporcie węgla w ilości minimum 2 000 ton samochodami samowyładowczymi, wraz z podaniem daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dowodów określających, czy zamówienia te zostały wykonane w sposób należyty oraz czy zostały prawidłowo ukończone (wymagane np. 2 referencje);

c) Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wymagany jest wykaz osób oraz kopie dokumentów, uprawnień, zaświadczeń kwalifikacyjnych. Ponadto Wykonawca musi oświadczyć, że dysponuje minimum 3 samochodami o ładowności 10 [t] do 12 [t],

d) Znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Wykonawca musi wykazać, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności. Przed podpisaniem umowy wybrany Wykonawca będzie zobowiązany do wykazania, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę min. wartości umowy.

1. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Wykonawca lub wszyscy wykonawcy wspólnie.
2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Wykonawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.

Zamawiający dopuszcza możliwość występowania konsorcjum, jako Oferenta. W tym jednak przypadku, wymaga od każdego z członków Konsorcjum dokumentów wykazanych w Zapytaniu, oprócz tego również należy przedłożyć umowę konsorcjalną podpisaną przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją określoną w KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

Szczegółowy wykaz dokumentów składających się na ofertę ujmuje opisany w pkt.6 Zapytania.

5 OKREŚLENIE WYMOGÓW FORMALNYCH DLA OFERT ORAZ SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

5.1 Wymogi formalne

Jeden Oferent składa ofertę na całość przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 2.1 niniejszego Zapytania. Jeżeli Oferent, złoży więcej niż jedną ofertę samodzielnie lub wspólnie z innymi Oferentami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone.Dodatkowo każda z ofert musi spełniać następujące warunki formalne:

1. Każdy dokument składający się na ofertę musi być czytelny

2. Każdy dokument składający się na ofertę musi być podpisany przez Oferenta i opatrzony jego imienną pieczątką. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działają na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści wyraźnie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać złożone, jako część oferty.

3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.

4. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty musi być podpisana lub parafowana przez Oferenta. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Oferenta.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na Platformie Zakupowej Logintrade.

Wykonawca przygotuje ofertę na swój koszt. Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Wykonawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Wykonawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

Złożenie oferty jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści niniejszego Zapytania oraz Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o.

6 ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta składana w Postępowaniu zakupowym powinna zawierać następujące elementy:

1. Formularz oferty wypełniony na Platformie Zakupowej Logintrade.

2. Formularz cenowy – należy wycenić każdą pozycję formularza - Załącznik nr 3 do Zapytania.
Cena całkowita winna być tożsama z ceną podaną w Formularzu elektronicznym na Platformie Logintrade.

3. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z ze strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS) albo wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej (CEIDG).

4. Aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

5. Wykaz ważnych zezwoleń w zakresie niezbędnym do spełnienia warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania opisanego w 4.1 ust.1. oraz wykaz osób oraz kopie dokumentów, uprawnień, zaświadczeń kwalifikacyjnych.

6. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Wzór– załącznik nr 4 do Zapytania.

7. Polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności;

8. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. 4 Zapytania (powyżej), składa:

a) dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

· nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;

· nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie,

· nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

b) Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania

9. Oświadczenie o akceptacji informacji i wymogów określonych w Zapytaniu, w tym projektu umowy Załącznik nr 2 do SIWZ.

10. Oświadczenie o akceptacji 40 dniowego terminu związania ofertą zgodnie z pkt. 8. SIWZ.

11. Oświadczenie o możliwości przewiezienia węgla w ilości minimum 120 ton na dobę w każdy dzień tygodnia, wliczając soboty, niedzielę i dni wolne od pracy, zgodnie z zapotrzebowaniem Spółki Weglokoks Energia NSE.

12. Oświadczenie o dysponowaniu przez Wykonawcę lub podwykonawcę minimum 3 samochodami o ładowności od 10 [t] do 12 [t].

13. Oświadczenie o wykonaniu w okresie ostatnich 3 lat przez Wykonawcę (Oferenta) bądź podwykonawcę 2 podobnych usług zgodnie z pkt.4.1 ust.1 lit b).

7 OKREŚLENIE SPOSOBU KOMUNIKACJI Z OFERENTAMI

7.1 Określenie sposobu komunikacji z oferentami

1. Pytania i odpowiedzi, przekazywane pomiędzy Organizatorem Postępowania i Wykonawcą/Wykonawcami mogą być przekazywane drogą elektroniczną wyłącznie za pośrednictwem Platformy Logintrade.

2. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do przekazania: wezwań do uzupełnienia dokumentów, wezwań do wyjaśnień treści złożonych ofert, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania drogą elektroniczną oraz wymaga od Wykonawcy potwierdzenia ich otrzymania, w przypadku wyboru przez Organizatora Postępowania takiej drogi przekazania informacji.

3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania informacji wysłanych przez Organizatora Postępowania w sposób określony w pkt.1 i pkt. 2, Organizator Postępowania domniemywa, iż Wykonawca otrzymał korespondencję wysłaną przez Organizatora Postępowania w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Organizator Postępowania udostępnia na Platformie Zakupowej Logintrade. Nie udziela się żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Organizatora Postępowania zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

5. W uzasadnionych przypadkach Organizator Postępowania może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Każda wprowadzona przez Organizatora Postępowania zmiana zostanie zamieszczona w formie aktualizacji Zapytania na Platformie Logintrade. Każda wprowadzona zmiana treści Zapytania jest wiążąca dla Wykonawcy.

7.2 Osoby do komunikacji z oferentami

1) Informacje w zakresie ogólnym procedury przetargowej:

- Jarosław Durczewskitel. +48 32 416 76 53, e-mail: j.durczewski@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00.

- Jakub Homan: tel. +48 32 416 76 51, e-mail: j.homan@weglokoksenergia.pl, w dni robocze (poniedziałek – piątek), w godzinach 8.00 – 14.00;

8 TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania każdą z ofert składanych w postępowaniu o zamówienie wynosi 40 dni kalendarzowych. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9 MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy składać z wykorzystaniem Platformy Zakupowej Logintrade. Składając ofertę na Platformie Zakupowej z wykorzystaniem elektronicznego formularza oferty w tabeli należy podać cenę całkowitą netto zadania. Oferty winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24.01.2019r. do godziny 10:00.

10 OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU WYBORU OFERT

10.1 Na podstawie informacji i dokumentów zawartych w Ofercie, Organizator Postępowania dokona wstępnej oceny formalnej zdolności Wykonawców do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu i „Regulaminie Udzielania Zamówień” obowiązującego u Zamawiającego.

10.2 Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty– Organizator Postępowania stosować będzie wyłącznie kryterium ceny ostatecznej, będącej wynikiem przeprowadzonej aukcji elektronicznej (cena ostateczna): cena ostateczna „C” – 100% (100% = 100 pkt).

10.3 Kryterium „Cena” będzie rozpatrywane na podstawie ceny ostatecznej netto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zaproponowanej przez Wykonawcę w trakcie negocjacji. Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

gdzie: Cmin – cena netto oferty najtańszej; Co – cena netto oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt.

Aukcja elektroniczna:

Cena po aukcji elektronicznej jest ofertą ostateczną jaką zapłaci Zamawiający, z zastrzeżeniem, iż: Warunkiem zakończenia postępowania i zawarcia Umowy jest uzyskanie wymaganej zgody organów Spółki, jeżeli taka zgoda nie została wydana przed publikacją ogłoszenia.

Organizator Postępowania udzieli zamówienia Wykonawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym Zapytaniu oraz otrzyma największa liczbę punktów w kryterium „Cena” - spośród rozpatrywanych ofert.

10.4 Warunki odrzucenia oferty

1. W Postępowaniu zakupowym, Kierownik Zamawiającego na wniosek Zespołu Negocjacyjnego może zdecydować o odrzuceniu Oferty, jeżeli:

a) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego,

b) zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny,

c) Wykonawca nie zgadza się na poprawienie omyłki pisarskiej lub rachunkowej,

d) Wykonawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,

e) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

f) narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

10.5 Warunki wykluczenia Wykonawcy

W Postępowaniu zakupowym Kierownik Zamawiającego, na wniosek Zespołu negocjacyjnego może zdecydować o wykluczeniu Wykonawcy, jeżeli:

a) Wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań koniecznych dla udziału w Postępowaniu zakupowym,

b) Wykonawca nie wykonał umowy zawartej z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK WE,

c) Wykonawca wypowiedział zawartą z Zamawiającym lub inną Spółką z GK WE nie z winy Zamawiającego lub siły wyższej,

d) ogłoszono upadłość bądź likwidację Wykonawcy, lub w stosunku do Wykonawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne,

e) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego Postępowania zakupowego.

Oferta Wykonawcy wykluczonego traktowana jest jako odrzucona.

11 INFORMACJE DODATKOWE:

a) Wskazane jest dokonanie przez oferentów wizji lokalnej przed złożeniem ofert.

b) Organizator dopuszcza możliwość przeprowadzenia w toku Postępowania zakupowego aukcji elektronicznej, z zastrzeżeniem, że wynik aukcji nie musi przesądzać o wyniku Postępowania zakupowego.

c) Organizator dopuszcza możliwość rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego również w przypadku złożenia jednej ważnej oferty.

d) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyn. Organizator nie jest zobowiązany do wyjaśniania oferentom powodów faktycznych i prawnych unieważnienia przetargu. Unieważnienie przetargu przez Organizatora nie skutkuje prawem oferentów do dochodzenia roszczeń o zwrot wszelkich kosztów uczestnictwa
w unieważnionym postępowaniu przetargowym. O unieważnieniu danego postępowania przetargowego Organizator zawiadamia oferentów, ubiegających się o udzielenie zamówienia w tym przetargu

e) Wysokość i zasady naliczania kar umownych określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

f) Określenie warunków zmiany umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania określa projekt Umowy stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania.

12 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:

Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia,

Załącznik nr 2 Projekt umowy,

Załącznik nr 3 Formularz cenowy,

Załącznik nr 4 Wzór Oświadczenia - RODO.